Система IHS Standards Expert™: Управление основной деятельностью и административное управление

Специалистам-проектировщикам и руководству, занятым инженерно-техническими разработками, комплексом работ по техническому обслуживанию, ремонту и эксплуатации, а также деятельностью по контролю и поддержанию качества, система IHS Standards Expert предоставляет стратегический инструмент, позволяющий поддерживать высокий уровень качества, своевременное применение оптимальных технологий, обеспечивать высокий уровень прибыли и управление рисками в рамках всего предприятия.

Не имея надежного способа управления деятельностью, связанной с использованием стандартов, и при отсутствии системы отслеживания быстро меняющихся требований стандартов и нормативов, заказчики сталкиваются со следующими проблемами:

• Увеличение расходов и снижение рентабельности инвестиций
• Риски, связанные с несоответствием выпускаемой продукции промышленным стандартам и передовым технологиям
• Отсутствие готовности к рыночному сбыту и потеря возможности увеличить удельный вес компании на рынке
• Отсутствие доступа к корректной информации о стандартах и о надежных способах работы со стандартами
• Противоречия в используемых стандартах, ведущие к снижению эффективности производства и потере уровня качества
• Риск превышения бюджета отдела и увеличения затрат на реализацию проекта, вызванный изменениями конструкции изделий, нормативов (HS&E) и требований контракта
• Неэффективное использование активов, способное сократить период нормальной работоспособности
• Пропущенные крайние сроки реализации проекта, увеличивающие время рыночного сбыта

Система IHS Standards Expert разработана с расчетом на то, чтобы все специалисты предприятия, связанные по роду своей деятельности со стандартами, образовывали сплоченный производственный коллектив.

Как пользоваться системой

Исследуя потребности тысяч пользователей и заказчиков, мы обнаружили, что 90% случаев обращения к программе работы со стандартами носят характер "критической или крайней важности" в их работе, при этом 81% пользователей обращаются к программе, по меньшей мере, каждую неделю. В связи с этим специалисты нашей компании разработали систему IHS Standards Expert, которая предназначена для управления содержащими стандарты документами и может быть интегрирована в процессы промышленной разработки, определения стандартов проекта и поддержания качества продукции. Доверяя поиск надежных источников информации о стандартах и способах работы с ними специалистам сторонней компании, заказчик также избегает косвенных расходов, связанных с критически важными для производства вопросами, которые, однако, не относятся к сфере специализации заказчика.

Создание библиотек стандартов и документов для проектных групп заказчика, используемых конкретной группой или всеми участниками проекта в целом, теперь значительно упростилось. Достаточно назначить тех специалистов, кто имеет право доступа к каждой группе стандартов и кого следует оповестить в случае изменения конкретного стандарта. Удобство настройки и управления режимом уведомления членов рабочих групп позволяет точно направлять определенные документы конкретным пользователям.

Кроме того, теперь с помощью нашего сетевого магазина упрощен заказ и получение какого-либо случайного стандарта, который не входит в объем регулярной подписки заказчика. Такие заказы могут быть направлены для утверждения сотруднику, осуществляющему в конкретной организации финансовый контроль за приобретением конкретной документации.

Click to enlarge

1. Единый источник информации. Персонал имеет электронный доступ к исчерпывающей базе данных, содержащей сведения о действующих по всему миру промышленных стандартах и военно-технической документации. Тем самым отпадает необходимость вести длительные и дорогостоящие переговоры с многочисленными организациями, имеющими право на публикацию стандартов.

2. Управление подпиской. Подразумевает гибкий доступ к нужным стандартам, способствуя упорядочиванию административных расходов и экономии средств путем устранения многократного приобретения одного и того же документа с конкретным стандартом различными подразделениями организации. Упрощается соблюдение и внедрение передовых промышленных технологий за счет типовой структуры обращения к стандартам, а благодаря новейшим методикам проектирования приобретается конкурентное преимущество.

3. Доступ по запросу. Непосредственный интерактивный доступ обеспечивает повышение производительности труда сотрудников, давая им возможность сосредоточиться на задачах проекта, а не на исследовании и сопоставлении стандартов. Электронный доступ также снижает затраты, связанные с использованием персоналом неправильных или вышедших из употребления стандартов (т.е. затраты, связанные с переделкой, с ошибочным заказом комплектующих отделом технического обслуживания, ремонта и эксплуатации и т.д.).

4. Партнер, привлекаемый со стороны. Компания IHS занимается переговорами о заключении лицензионных соглашений, сбором данных, обеспечением мер по контролю качества, разработкой программного обеспечения, предоставляет услуги компьютерного управления и системной поддержки, беря на себя бремя расходов по этим направлениям. Заказчик избавляется от затрат, связанных со сбором данных и работой со стандартами, и, кроме того, все сотрудники заказчика в автоматическом режиме обеспечиваться самыми последними версиями нужных стандартов.

5. Гибкие инструменты поиска. Персонал получает возможность легко найти необходимые стандарты среди более чем миллиона действующих и архивных документов, выпущенных 370 организациями по разработке стандартов, а также органами государственного управления США, избегнув затруднений, связанных с попытками найти документ, обладая только частичными сведениями о нем, или документ, случайно положенный не в то место.

6. Производительность труда персонала. Глобальный доступ к единой системе, которая стандартизирует процессы проектирования в рамках организации, в связи с чем инженерный персонал теперь может посвятить рабочее время непосредственно разработкам и приведению работ в соответствие с требованиями к уровню качества.

7. Ежедневное обновление. База данных ежедневно обновляется, в нее поступают новые/измененные данные от организаций по разработке стандартов (SDO) и от органов государственного управления США, что дает возможность обновлять и поддерживать точность предоставляемой информации. Тем самым заказчики в своей работе опираются на самые современные сведения, избегая случайного употребления устаревших редакций документов. Информация о внесенных в документы изменениях доставляется по электронной почте.

8. Управление рисками. Инструмент, предоставляющий непосредственный доступ к корректной информации о стандартах и обеспечивающий точную информацию обо всех вносимых изменениях, позволяет сотрудникам отслеживать все нормативные требования, предъявляемые к охране здоровья, технике безопасности и защите окружающей среды, а также требования к качеству продукции.

9. Уведомления об изменениях. Система по электронной почте предупреждает о вносимых в документы изменениях и оперативно доводит до сведения заинтересованных сторон информацию о стандартах, изменение которых влияет на процесс проектирования, компенсируя негативное влияние изменений на производственный процесс. Устраняются риски, связанные с несоответствием продукции изменившимся стандартам, сотрудники заказчика автоматически снабжаются своевременной информацией о действующих стандартах.

10. Управление версиями. Устранение вероятности выполнения разработок в соответствии с устаревшими и ошибочно подобранными стандартами, реализуемое в сочетании с системой прямых ссылок на справочные данные IHS.

11. Избранное и предупреждения. Система дает персоналу возможность создавать и поддерживать пользовательские списки стандартов, упорядоченные в соответствии с потребностями данной организации, и получать электронные уведомления в случае изменения внесенных в эти списки документов, постоянно отслеживая требования документации Международной организации по стандартизации (ISO).

12. Отчеты об использовании. Предоставление отчетов о пользовании системой, предназначенных для отслеживания процессов и для реализации мер нормоконтроля.

13. Поиск по темам и предупреждения. Поиск по заголовкам, кратким обзорам или по полному тексту документа с целью определения стандартов, содержащих любое соответствующее слово или фразу. Просмотр стандартов, имеющих отношение к конкретной теме, что обеспечивает соответствие изделий стандартам той страны, в которую они экспортируются.

Запрос подробной информации